秘書業務の記事 (1/12)

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うっかり

お疲れ様です。
イレギュラーに弱いjiprockです。


社長に車の給油を頼まれた時の事。

いつも専用のカードを持って出るのですが、
いつも通りカードを手にし、車に乗り込みました。

そしていつも通りエンジンをかける前に持ち物を確認したのですが、
カードがない!

数分前にカードを取った事は鮮明に覚えているのに、何故!?
頭が真っ白。
いつも通りカードを入れているはずのポケットも空。
カードの保管場所から車まで何往復もしましたが見つかりません。

車に乗る前に缶コーヒーを捨てたので、ゴミ箱も見ましたがありません。


これは完全にやってしまったーーー!
総務に言ってカード止めてもらわないと使われたら大変だーーー!


などと思いながらも、
会社の敷地から出てもいないのに無くなるはずはない。
焦りながらもう一度自分の身の回りを調べると、ありました。


シャツのポケットに。
普段はスーツのポケットに入れているので、このちょっとした違いだけでもパニックになってしまいました。


僕は焦った顔でうろうろしまくっていたので、どうした事かと思った社員さんもいたと思います。
恥ずかしい…。


何事もなかったかのように車に乗り込みガソリンスタンドへ向かう僕でしたが、
動揺していて運転もままなりませんでした。(笑)


これがいわゆるマニュアル人間というものなのでしょうか…。
改めて器量の小さい自分に気づかされた出来事でした…。

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手続き面倒

みなさんお疲れ様です。
頑張ってブログ更新です。

11月も後半、あっという間に年末に突入しますね。


既に新年賀詞交歓会のお知らせが届き始めています。
社長という立場からか結構届きます。どの企業さんもそうなのかしら。
僕はまだまだ秘書経験と上流階級の人との交流が足りませんのでわかりません。(笑)


社長の年始のスケジュールがどんどん埋まるのは(経理に集中できて)とても良いのですが、
面倒なのはその手続き。


秘書として出欠席の返信をし、必要ならば経理として会費の振込。


上記を業務時間で見れば大した事ないのかもしれませんが、
一時の負荷が増えるのが嫌いな僕には堪りません…。



落ち着いて処理をすれば全く差し支えないのに、一人であたふた。
業務を済ませて冷静になると、自分のキャパシティの狭さに反省してしまいます。



個人的にはあまり精神論みたいな話は好きではないのですが、やっぱり心の広さが大事ですよね。
心に余裕があればきっとそういう状況でも慌てないはず。



営業だった頃は、

「(結果がどうであれ)案件を取ろうという気持ちが大事だ」

「結果がどうなるかなんてわからないから、とにかくやってみようよ」

といった話をする人がいて、(僕に言っていたわけではないですが)すごく嫌でした。


言いたいことはわかるんですけどね。


でも当社の場合、その前にやる事がある。
もっとマーケティングというか、戦略を練る必要がある。

どの商材を取り扱うのか?
なぜその業界をターゲットに営業するのか?
勝算の見込みがあるのか?

こういった話を営業内で議論せず、営業をかけさせる。
当の本人達は「なぜ?」が解消されず、納得できないままです。
これでは自社の営業に疑問を感じるし、モチベーションもあがりません。

結局、社員間で根拠も含めて想いを共有できていなければ、精神論は成立しないと思います。



なんて独り言はブログでしか言いませんが。
どこの会社だっていろいろな内情があって現状の仕事のやり方なのでしょうし、
きっと当社だってそうなんだろうと思っています。



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業務追加

みなさんお久しぶりです。
まぁ見ている人少ないでしょうからあまり関係ないかもしれませんが。(笑)

というか、僕自身久しぶりにブログ見たのですが、気付けばアクセスカウンターが1,000超えてます!
びっくり!誰が見てるんだろう?
もしかしたら一人が1,000回見てるかもしれませんね。
それはそれでありがたいですけど(笑)


さて、久々の更新ですが、
忙しかったから更新できなかったとかではなく、やっぱり怠けてました。
まぁ忙しくなかったわけではないのですが。

というのも、最近僕に対して怪しい動きがあります。
あまり深く書くと万が一身元がばれたら嫌なので割愛しますが、
本業とは別の、とある事務局も任される動きが…。
むしろほぼ既定路線に乗ったでしょうね。
これまでの事務局担当の社員が評判悪いようで、僕に白羽の矢が立ったようです。
本当に迷惑な話です。

その為、何度かその関連業務に携わりましたが、
全くやりたくありません。
特に大変だったのが、議事録の作成。
毎月定例会議?を行なうのですが、
関わらせるきっかけとして急にその議事録の作成を指示されたのです。

社長「jiprock、ちょっと。」

jiprock「はい、なんでしょうか。」

社長「ちょっとついてきてくれるかな。議事録作ってほしいから会議に出席してくれ。」

jiprock「(やばい、絶対巻き込まれるよ…)あ、はい。」

で、定例会議開始。


議題どころか活動の中身もあまり知らないのに議事録って!
お恥ずかしい話ですが、そもそも僕は正しい議事録の作り方を知りません。

理事長「…についてどう思うか」
●○「それについては~の案が良いと思う」
他会員も賛成の為、上記の案が可決された。

みたいな、誰が何を言ったか形式の書き方が正しいのでしょうか?
今回僕は全部をまとめてただの文章にしてしまったのですが…。
どなたか教えて下さい。本当にお願いします。

まぁ社長に確認を依頼したら何も言われませんでしたけど。
たぶん議事録にそんなに興味ないのでしょう(笑)


とは言え、秘書兼任で経理業務やってるところに事務局までねじ込まれると本当にきつい…。
人材要望書でも出して部下を雇ってもらおうかな。


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