2012年01月の記事 (1/2)

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秘書のお仕事(書類)

今日も秘書として社長からの突然の要望に爽やかな笑顔で対応してきました。jiprockです。

こっちは月末の経理業務で忙しいのに!ちくしょう!(笑)
きっと「事務仕事なんてさぁ~」みたいな考えを持っているに違いない!ちくしょう!(笑)
とは言っても元々営業だった僕も、そこまで極端じゃないにしろ似たような考えでした。一番大変なのは仕事を引っ張ってくる営業に決まってるだろうと。
でも実際に事務職をやってみて、日々の業務が違う視点で見えるので効率の良い仕事の進め方を意識するようになったのと同時に、事務職ってきついんだな、大変なんだなと思うようになりました。。
当社は中小企業なので(?)、個人の業務負担が大きい分、仕事にはそれなりの裁量を持たせてくれます。やりがいはあるのですが、抱える案件が増えると負担に耐えきれず、社内処理やチェックが杜撰になりがち。それを受けて仕事をする事務の方々に、影でどれ程支えてもらっていたのかがよくわかりました。
社長秘書で学んだことは…あるのかな。(笑)

閑話休題。

さて、社長から頼まれる業務の中には、書類や資料の作成・提出もあります。今日もこれにやられました。
僕は経理も兼ねているので、取引先別の売上や入金状況、財務状況などをよく尋ねられます。口頭でよさそうなものでも、忘れてしまうからとペーパーで求められます。
「今聞かれてもまだ今日の入金チェックすらできてねぇよ!資料どころじゃないわ!状況考えろ!」
などとはもちろん口に出さず、笑顔で対応します。秘書の鏡ですね!(笑)
他には、たまにですが社長の代わりにメールを打ったりもします。ごちゃごちゃと書き込まれた手書きの紙を渡され、それをPCで打ち込んでレポートに作り替えたこともありました。あ、そういえばプレゼン資料を作ったこともあります。
…わしゃ何でも屋か!と言いたくなりますが、本当にそれに近いです。
先日も突然社長室に呼ばれたので何の話かと思ったら、PCのディスプレイを指差しながら
「jiprock、これのやり方を教えてくれ」と。
覗いてみると、某SNSの社長のページが。よくよく話を聞いてみると、画面に表示されているアンケートの答え方がわからないとのこと…。ならば答えなければよかろうに!そもそも就業中だ!このときばかりは「僕は何をやってるんだろう…」と心が折れかけました。
でも僕のそんな行動の一つ一つが社長を支えているんだよなぁ…と自分に言い聞かせて今日も秘書業務をこなすのでした。

あー、営業に戻りたーい!(笑)

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秘書のお仕事(スケジュール管理)

こんばんは。

今日も秘書のお仕事の一部をご紹介します。

今回は社長のスケジュール管理について。
秘書のイメージの代表格だと思いますが、これは秘書の皆さんの日常業務に入っていると思います。
社長の行動を管理するなんて、よく考えたらすごいですよね。会社をコントロールしてるのは実質僕なんだ!と勘違いしてしまいそうです。(笑)

さてそのスケジュール管理ですが、
社長(当社)からのアポイントと先方からアポイントの2種類あります。まぁ当然ですよね。
こちらからのアポの場合、社長からの秘書へ先方のアポイント取得の指示があればスケジュール調整も楽なのですが、いつの間にか社長が個人で取ったアポが入っている場合があります。なので当社では毎日出社後に社長と打ち合わせを行います。
しかし、当社の社長はタチの悪いことに当日中のアポをいきなり取ったりします。
これが本当に大変。
朝の打ち合わせではそんな予定があることは聞いていないので、1日のペース配分を決めて余裕をもって仕事をしていると、ふら〜っと社長がやって来る。
「おいjiprock、13時から□×君のところに挨拶しにいくから車運転していってくれるか?」
(一応疑問形ではありますが、あくまで建前。これは命令なのです…。)
ブログタイトルの通り、僕は経理もやっているのでこういった外出の予定がイレギュラーに入ってくるのはとても困るのですが、本当に業務的にマズイ時以外は断れません。
なぜなら断ると社長が不貞腐れるのが目に見えてます。他の社員さんに何を言い出すかわかったもんじゃありません。
笑顔でOKと返事をしてから、慌てて出発時間までに最低限の仕事を片付け、目的地までのルート確認をします。残りの仕事は自動的に残業へ持ち越しです。(泣)
せっかちの社長は出発予定時刻の10分前には出たがるので、その前までには準備完了しておきます。

しかし!なんと今日は!
「jiprock、悪い。体調が悪くなったから、大事をとって帰ることにしたよ。先方には連絡したから心配しなくていい。それじゃあ!」
と言ってお帰りになったのでございました…。
体調不良はもちろん治してもらわないといけないけれど、こちらのスケジュールをここまで乱しておいて結局あんたは帰るんかい!と僕は一日ご立腹でした。
社長のスケジュール管理どころか自分のスケジュール管理もままならないなんて…。(泣)

これに比べて先方からのアポはすごく簡単。
基本的に社長のスケジュール調整は僕に任せてもらえているので、先方からのアポは僕が社長のスケジュールを確認しながら仮で押さえてしまいます。
社長も予定がなければまずOKしてくれるので、すぐに調整が完了できるのです。
先方からのアポなら会社に来てもらうことがほとんどなので外出しなくて済むし、社長の高級車をドキドキしながら運転することもないので気が楽です。

毎日社長宛にどなたか訪問していただけないでしょうか?(笑)

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秘書のお仕事(電話応対)

こんばんは。

今回は僕の社長秘書の業務内容の一部をお伝えします。

これは秘書の皆さん共通でしょうが、電話応対について。
当社では社長宛の電話はまず私に繋がるようになっているのですが、
お得意様や顔見知りの方ならまだしも、会社のトップである社長に簡単に取り次ぐわけにはいきません。
少なくとも営業電話は僕の応対の時点で完全シャットアウトです。
(それにしても相手も仕事とはいえ本当にこの手の電話は多すぎですよね!その中でも個人的にご立腹しているのが、社長の知り合いと思わせる作戦なのか何なのかわかりませんが、たまぁーにすごくフレンドリーぶった?言葉遣いの悪い営業電話が来ます。「あ、社長いる?」みたいな。しかも名前も会社名も名乗らない。そんな電話を通すわけがありませんよ。作戦なら作戦ミスだと思いますが、あれで取り次ぐ方がいると言うことなのでしょうか…。)
なので、社長のお得意様や中には個人的な交遊関係なども知っておく必要があったりもします。

また、大変なのはこちらから相手への電話。
個人的に親しい方などは社長自ら携帯で連絡するのですが、
そうでない場合は「jiprock、○●君に電話を繋いでくれ」なんてしょっちゅうです。
ここで大変なのが、うちの社長はかなりのせっかちなので、とにかく待てない。
相手が外出中だったりしたものなら、「jiprock、なんとかして繋げ。至急な。」と言われてしまうのです。
相手の携帯番号を知っていればいいのですが、知らないときはもう一度相手先に電話をして番号を聞くか、折り返し担当者から連絡をしてもらうように手配をします。
相手先担当者と連絡がつけば一安心。社長に取り次いで完了です。

なかなか連絡がつかないと、落ち着かない社長はあっちこっちをうろうろし始めます。
こうなると秘書どころか他の社員さんにまで話しかけ始める為、社員の皆さんからも(無言ではあるが激しく強い眼力による)プレッシャーを受けます。

そもそも何の話で至急なのかと思えば、大抵は全く急ぐ必要がない内容なんですよね。
ほんとにちょっとした確認で、10秒ぐらいで終わるような。
忘れないうちに行動するだけ良いことなのだ、これが秘書の仕事なのだと自らに言い聞かせております。(笑)

早速愚痴だらけになってしまいました。(笑)
果たしてjiprockは秘書を続けていけるのか?乞うご期待です!

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