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秘書のお仕事(電話応対)

こんばんは。

今回は僕の社長秘書の業務内容の一部をお伝えします。

これは秘書の皆さん共通でしょうが、電話応対について。
当社では社長宛の電話はまず私に繋がるようになっているのですが、
お得意様や顔見知りの方ならまだしも、会社のトップである社長に簡単に取り次ぐわけにはいきません。
少なくとも営業電話は僕の応対の時点で完全シャットアウトです。
(それにしても相手も仕事とはいえ本当にこの手の電話は多すぎですよね!その中でも個人的にご立腹しているのが、社長の知り合いと思わせる作戦なのか何なのかわかりませんが、たまぁーにすごくフレンドリーぶった?言葉遣いの悪い営業電話が来ます。「あ、社長いる?」みたいな。しかも名前も会社名も名乗らない。そんな電話を通すわけがありませんよ。作戦なら作戦ミスだと思いますが、あれで取り次ぐ方がいると言うことなのでしょうか…。)
なので、社長のお得意様や中には個人的な交遊関係なども知っておく必要があったりもします。

また、大変なのはこちらから相手への電話。
個人的に親しい方などは社長自ら携帯で連絡するのですが、
そうでない場合は「jiprock、○●君に電話を繋いでくれ」なんてしょっちゅうです。
ここで大変なのが、うちの社長はかなりのせっかちなので、とにかく待てない。
相手が外出中だったりしたものなら、「jiprock、なんとかして繋げ。至急な。」と言われてしまうのです。
相手の携帯番号を知っていればいいのですが、知らないときはもう一度相手先に電話をして番号を聞くか、折り返し担当者から連絡をしてもらうように手配をします。
相手先担当者と連絡がつけば一安心。社長に取り次いで完了です。

なかなか連絡がつかないと、落ち着かない社長はあっちこっちをうろうろし始めます。
こうなると秘書どころか他の社員さんにまで話しかけ始める為、社員の皆さんからも(無言ではあるが激しく強い眼力による)プレッシャーを受けます。

そもそも何の話で至急なのかと思えば、大抵は全く急ぐ必要がない内容なんですよね。
ほんとにちょっとした確認で、10秒ぐらいで終わるような。
忘れないうちに行動するだけ良いことなのだ、これが秘書の仕事なのだと自らに言い聞かせております。(笑)

早速愚痴だらけになってしまいました。(笑)
果たしてjiprockは秘書を続けていけるのか?乞うご期待です!

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コメント

とても魅力的な記事でした!!
また遊びに来ます!!
ありがとうございます。。

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