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秘書のお仕事(スケジュール管理)

こんばんは。

今日も秘書のお仕事の一部をご紹介します。

今回は社長のスケジュール管理について。
秘書のイメージの代表格だと思いますが、これは秘書の皆さんの日常業務に入っていると思います。
社長の行動を管理するなんて、よく考えたらすごいですよね。会社をコントロールしてるのは実質僕なんだ!と勘違いしてしまいそうです。(笑)

さてそのスケジュール管理ですが、
社長(当社)からのアポイントと先方からアポイントの2種類あります。まぁ当然ですよね。
こちらからのアポの場合、社長からの秘書へ先方のアポイント取得の指示があればスケジュール調整も楽なのですが、いつの間にか社長が個人で取ったアポが入っている場合があります。なので当社では毎日出社後に社長と打ち合わせを行います。
しかし、当社の社長はタチの悪いことに当日中のアポをいきなり取ったりします。
これが本当に大変。
朝の打ち合わせではそんな予定があることは聞いていないので、1日のペース配分を決めて余裕をもって仕事をしていると、ふら〜っと社長がやって来る。
「おいjiprock、13時から□×君のところに挨拶しにいくから車運転していってくれるか?」
(一応疑問形ではありますが、あくまで建前。これは命令なのです…。)
ブログタイトルの通り、僕は経理もやっているのでこういった外出の予定がイレギュラーに入ってくるのはとても困るのですが、本当に業務的にマズイ時以外は断れません。
なぜなら断ると社長が不貞腐れるのが目に見えてます。他の社員さんに何を言い出すかわかったもんじゃありません。
笑顔でOKと返事をしてから、慌てて出発時間までに最低限の仕事を片付け、目的地までのルート確認をします。残りの仕事は自動的に残業へ持ち越しです。(泣)
せっかちの社長は出発予定時刻の10分前には出たがるので、その前までには準備完了しておきます。

しかし!なんと今日は!
「jiprock、悪い。体調が悪くなったから、大事をとって帰ることにしたよ。先方には連絡したから心配しなくていい。それじゃあ!」
と言ってお帰りになったのでございました…。
体調不良はもちろん治してもらわないといけないけれど、こちらのスケジュールをここまで乱しておいて結局あんたは帰るんかい!と僕は一日ご立腹でした。
社長のスケジュール管理どころか自分のスケジュール管理もままならないなんて…。(泣)

これに比べて先方からのアポはすごく簡単。
基本的に社長のスケジュール調整は僕に任せてもらえているので、先方からのアポは僕が社長のスケジュールを確認しながら仮で押さえてしまいます。
社長も予定がなければまずOKしてくれるので、すぐに調整が完了できるのです。
先方からのアポなら会社に来てもらうことがほとんどなので外出しなくて済むし、社長の高級車をドキドキしながら運転することもないので気が楽です。

毎日社長宛にどなたか訪問していただけないでしょうか?(笑)

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